質量記錄的空白表格樣式，稱為質量記錄表式（from），屬于質量管理體系文件的組成部分。
在體系運行過程中，質量記錄表式記載了各種有關的實際情況和數據 之后，便形成了質量記錄(record)。
應按標準的要求對質量記錄實施必要的管理。
對質量記錄表式的設計有以下 要求：
1）與程序文件和作業文件的編制同步進行
質量記錄往往是程序文件和作業文件的附錄，也就是說 ，在編寫程序文件和作業文件時，應根據標準要求和質量管理 的需要，確定應有哪些質量記錄，同時對記錄的內容加以系統考慮。
2）具有可追溯性
質量記錄應具有唯一性的標識，為便于歸檔和檢索，質 量記錄應具有分類號和流水號。
質量 記錄中必須表明合同（或生產指令）號、產品型號（或圖號）、時間、地點、記錄人。只有達到以上要求。質量記錄才具有完全的可 追溯性。
3）欄目設置合理
質量記錄表式中的欄目，既要滿足質量管理要求，做到適用， 又要力求簡化，以降低成本。這就需要仔細琢磨，做到欄目不多不少。欄目還應適應多種情況，以減少表格數量。
4）標準化、規 范化
質量記錄表式宜標準化，這樣便于實施 規范化的管理，既便于填寫又便于統計和分析。
5）考慮多種表現形式
除文字表式外，還可以用樣品、照片、音像制品、磁盤、光盤 等形式，隨著電腦的普及應用，采用多媒體技術的復合記錄將有廣闊的發展前景，因其不僅圖文并茂、聲像俱全、直觀形象、更加生 動，且特別便于大量信息的存貯。
因此，在策劃采用何種記錄形式時，應根據需要與可能，不限于文字 表式，采用適當的形式以獲得最佳效果。
