1.0目的
對記錄的標識、貯存、保護和處置進行控制，為證明產品和服務質量符合規定要求及質量管理體系有效運行提供證據，同時也為提供服務的可追溯性及制定糾正、預防措施以及保持和改進質量管理體系提供信息。
2.0適用范圍
本程序適用于服務實現過程和質量管理體系運行中記錄的控制。
3.0職責
人力資源部負責記錄的歸口管理，以及內審、培訓、糾正、預防措施等記錄的管理。
各部門負責本部門記錄的管理。
記錄的填寫人員對記錄的真實、完整、準確和清晰性負責。
4.0工作程序
記錄的范圍
凡是質量管理體系運行中的記錄、報告及與服務質量有關的信息等均屬“記錄”范圍。包括 ：
(1)與質量管理體系有關的記錄：管理評審記錄、文件控制記錄、糾正、預防措施記錄、基礎設施和工作環境記錄、產品和過程監視和測量記錄以及人力資源、培訓記錄等。
(2)與質量活動有關的記錄：與產品(服務)有關的要求的評審記錄、供方評價記錄、 產品標識記錄、不規范服務、不合格品控制記錄、顧客投訴處理記錄、糾正和預防措施記錄、質量計劃相關記錄等。
(3)供方記錄：產品證明書、檢疫化驗單等。
記錄的編號及表格設計
(1)記錄的編號按《文件管理規定》，由人力資源部統一管理。
(2)表格設計
- 人力資源部對記錄各種表格進行全面策劃，統籌安排，組織編制；
- 記錄格式由各有關部門設計，報人力資源部審查后試用，在試用中修改完善；
- 經試行確認適用后，由人力資源部編制“記錄一覽表”；
- 行業統一規定的表格，按其規定執行。
記錄的填寫與要求
(1)記錄及時、真實、完整、準確；字跡清晰、工整、易辨認；有記錄人員簽名及日期，一般用鋼筆或圓珠筆填寫。
(2)記錄不得隨意涂改。當填錯需更正時，只允許畫改(能看清原文字或數據)。對于 記錄的數據更改時，應畫改后蓋上更改人印章或簽名。
記錄的管理
(1)記錄實行分部門的管理辦法。各部門指定專人負責收集和保管記錄。
(2)各部門將收集上來的各種記錄分類登記編目、標識整理、裝訂和保管。
(3)企業內部人員，為了追溯、驗證或制定糾正和預防措施等目的，可查閱記錄，確需借閱時應履行借閱手續，由保管部門領導批準。當合同有規定時，經主管副總經理批準后 允許顧客或其代表查閱、借閱的記錄，不得更改、遺失或損壞。
(4)歸檔、貯存、保管和處理
- 各種歸檔記錄的保存期限見“記錄一覽表”；
- 記錄的貯存地點應確保整潔、干凈、防火、防潮、防蟲蛀鼠咬，并防止損壞丟失 ；
- 質量記錄保存期滿，由保存部門開列清單，報主管領導批準后銷毀，執行《文件控制程序》，作好記錄，保存銷毀清單。
記錄可采取各種媒體形式，如文字、照片、膠片、圖表、磁帶、磁盤等。
5.0支持性文件
無
6.0相關記錄
《記錄一覽表》
